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Preuves Qualiopi : quoi conserver, à quel moment, session par session
Ce qui peut servir d'élément de preuve à chaque étape d'une session de formation, quand le produire et comment le retrouver. Avec la distinction entre indicateurs applicables et non applicables.
L'essentiel avant de lire.
Qualiopi certifie la qualité des processus d’un prestataire ; elle ne certifie pas une formation en particulier.
Le référentiel compte 7 critères et 32 indicateurs, mais tous les indicateurs ne s’appliquent pas à toutes les activités.
Un logiciel peut aider à produire, dater et retrouver des traces. Il ne remplace ni les pratiques réelles de l’organisme ni l’appréciation de l’auditeur.
Qualiopi, en une minute
Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Depuis le 1er janvier 2022, elle est nécessaire lorsqu’un prestataire veut accéder à des financements publics ou mutualisés. La certification porte sur la manière dont l’organisme informe, conçoit, réalise, suit et améliore ses prestations.
Les 7 critères, traduits en pratiques quotidiennes
| Critère | Question à se poser | Exemples de traces possibles |
|---|---|---|
| 1. Information du public | Les informations publiées sont-elles accessibles, précises et à jour ? | Programme, prérequis, délais, tarifs, résultats, accessibilité |
| 2. Objectifs et conception | Le besoin est-il analysé et les objectifs sont-ils adaptés au bénéficiaire ? | Recueil du besoin, positionnement, objectifs évaluables |
| 3. Accueil et suivi | Le parcours est-il adapté, suivi et évalué ? | Convocation, émargement, suivi, évaluations, attestations |
| 4. Moyens mobilisés | Les moyens humains, pédagogiques et techniques conviennent-ils ? | Ressources, déroulé, salles, outils, encadrement |
| 5. Compétences des équipes | Les intervenants sont-ils qualifiés et leurs compétences entretenues ? | CV, expériences, veille, plan de développement |
| 6. Environnement professionnel | L’organisme entretient-il ses veilles et ses partenariats ? | Veille légale et métier, réseau handicap, partenaires |
| 7. Appréciations et amélioration | Les retours et réclamations produisent-ils des actions concrètes ? | Questionnaires, réclamations, analyses et actions correctives |
Ces exemples ne constituent pas une liste obligatoire ou exhaustive. La nature des éléments observés dépend de l’indicateur, du public, du type d’action et de l’échantillon retenu lors de l’audit.
Tous les indicateurs ne s’appliquent pas à votre organisme
Le guide de lecture distingue un tronc commun et des indicateurs spécifiques à certaines situations, par exemple l’apprentissage ou les formations conduisant à une certification professionnelle. Avant de préparer une preuve, vérifiez donc l’applicabilité de l’indicateur à votre catégorie d’action.
- Identifiez les catégories d’actions réellement proposées par votre organisme.
- Lisez pour chaque indicateur le niveau attendu, les précisions et les cas particuliers du guide officiel en vigueur.
- Documentez pourquoi un indicateur est non applicable au lieu de simplement l’ignorer.
- Réévaluez cette cartographie lorsque votre offre ou votre public évolue.
Organiser les éléments au fil d’une session
Avant la session
Conservez la version publiée du programme, le besoin exprimé, le positionnement, les échanges d’adaptation, la convention et les informations transmises au bénéficiaire.
Pendant la session
Tracez la réalisation : créneaux, présence, incidents, adaptations, ressources mobilisées et évaluations intermédiaires lorsque votre processus les prévoit.
Après la session
Rassemblez les évaluations, attestations, retours des parties prenantes, éventuelles réclamations et décisions d’amélioration. Reliez-les à la session et à la bonne version du programme.
Ce qu’un logiciel peut faciliter, et ce qu’il ne remplace pas
Une gestion centralisée évite surtout les ruptures de chaîne : une information saisie sur la formation alimente la session, les documents et les indicateurs. Les convocations, émargements, questionnaires et attestations restent associés au bon dossier, avec leurs dates et leur historique.
Le jour de l’audit : retrouver, expliquer, démontrer
L’objectif n’est pas de présenter le plus gros dossier possible. Il faut pouvoir expliquer une pratique, retrouver rapidement les éléments cohérents avec cette pratique et montrer comment les retours ont été utilisés. Un classement par session, formation, intervenant et indicateur réduit fortement le temps passé à chercher.
- Vérifiez l’accès aux dossiers avant l’entretien, y compris pour les personnes qui présenteront les processus.
- Choisissez quelques sessions représentatives et contrôlez la cohérence de bout en bout.
- Préparez les écarts déjà identifiés et les actions engagées : une amélioration tracée vaut mieux qu’une situation masquée.
- Consultez toujours la version en vigueur du guide de lecture avant l’audit.
Sources officielles
Sources consultées le 25 septembre 2026. Les textes, formulaires et calendriers peuvent évoluer : vérifiez toujours leur version en vigueur.
