Fonctionnalités

Tout ce que fait SolutionOF, au même endroit.

88 fonctionnalités reliées entre elles, toutes comprises dans les deux offres.

88 fonctionnalités, en 9 familles

Pédagogie

Chaque session suit son cycle de vie, du catalogue au planning.

SessionsCommanditaires, formateur, apprenants, créneaux, évaluations, financier et documents, sur une fiche.
Parcours dans une sessionInitiale, recyclage ou modules dans une même session, chacun avec son prix, ses lignes de devis et ses questionnaires.
PlanningGrille horaire, colonne des formateurs avec leur charge, liste du jour sur téléphone, planning des créneaux en PDF.
Catalogue de formationFiches programme avec objectifs, compétences et questionnaires liés, présentées en vitrine, formations mères et filles.
Articles et prestationsMatériel, fournitures et prestations vendus à côté des formations.
SallesCapacité, équipements et coût de location de chaque salle.
DocumentsTous les documents de l'organisme, rangés par session, par dossier ou par type.
Cours e-learningChapitres, leçons texte, vidéo et quiz, import de paquets SCORM, médiathèque, relecture avant publication.
Preuves de la FOADConnexions et temps actif de chaque apprenant, fil d'assistance, dossier de preuve en ZIP, relances des retardataires.
Parcours e-learningPlusieurs cours qui s'enchaînent, choisis sur la session.
Jeux en directCourse, association, mur d'idées, présentation croisée : les stagiaires jouent sur leur téléphone par QR code, sans compte.
Google AgendaLe planning dans l'agenda Google de chacun ; les plages occupées du formateur deviennent des indisponibilités.
Disponibilités des formateursUne vue par formateur dans le planning, une alerte s'il est indisponible.
Co-animation et groupesPlusieurs formateurs sur un même créneau, et les apprenants répartis en groupes par formateur.
DuplicationUne session, une formation ou un questionnaire copié en un clic.

Présence

Les signatures recueillies sur place, rangées dans la session.

Émargement par QR codeUn QR code par créneau ou par apprenant, projeté à l'écran ou imprimé en planche, signature dessinée sur téléphone.
Émargement sans réseauLes signatures sont gardées sur le téléphone et envoyées dès le retour du réseau.
Suivi de présencePar créneau, par apprenant et par formateur, signature par procuration motivée, fermeture automatique 48 heures après le créneau.
Signature électroniqueCode par e-mail avant de signer, certificat sur chaque PDF, dossier de preuve, relances automatiques, PDF importé à faire signer.
Émargement côté formateurLe formateur ouvre le créneau et suit les signatures depuis son extranet.
Suivi individuel d'accompagnementPour la VAE et l'accompagnement, un suivi par candidat et par créneau, présence lue dans l'émargement.

Commercial et contacts

Chaque acteur a sa fiche, reliée à tout ce qui le concerne.

OpportunitésPipeline commercial avec montant estimé, clôture prévue et formations liées.
ApprenantsFiches, entreprise, documents, détection et fusion des doublons.
ClientsEntreprises clientes et leurs agences, contacts, documents, recyclages et convention propre au client.
Plan de formation des clientsLe budget annuel de chaque client, engagé et restant, consolidé par agence.
Contacts clientsLes interlocuteurs de chaque entreprise, joignables par e-mail en un clic.
FormateursDossier documentaire de chaque formateur, pièces qu'il peut voir, candidatures reçues puis converties.
FinanceursOPCO, France Travail et autres financeurs rattachés aux sessions.
PartenairesFournisseurs, sous-traitants et autres organismes de formation.
PersonnesChaque personne réunie avec tous ses rôles : apprenant, formateur, contact.
ÉtiquettesDes étiquettes de couleur sur les apprenants, clients, contacts et formateurs, pour filtrer les listes.

Finance

Du devis à l'encaissement, avec la numérotation légale.

DevisÉtablis depuis la session, envoyés en signature électronique avec les CGV, facturés à l'agence ou au siège.
FacturesAcompte, solde, subrogation OPCO, échéancier, affacturage, relances, numérotation légale et suivi des règlements.
Factures fournisseursLe registre des factures formateurs et fournisseurs, import PDF compris.
AvoirsCréés depuis la facture qu'ils corrigent.
Facturation électroniqueTransmission par une plateforme agréée, rejets et litiges signalés, facture corrigée et réémise, e-reporting.
Export comptableVentes et encaissements en FEC, CSV ou Excel, au mois, au trimestre ou à l'exercice, anomalies contrôlées.
PennylaneLes factures copiées dans votre Pennylane, les règlements rapprochés là-bas reviennent ici.
Rentabilité de sessionChiffre d'affaires, charges et marge nette de chaque session.

Qualité et pilotage

Ce qui se mesure, et ce qui part tout seul au bon moment.

QuestionnairesPositionnement relié aux objectifs, satisfaction, notation et conditions, en salle par QR code ou sur papier, import d'un PDF ou d'un Word.
AutomatisationsConvocations, questionnaires, attestations, rappels et relances envoyés au bon moment.
Bilan pédagogique et financierLe BPF qualifié, chiffré, exporté en PDF et figé, heures e-learning comprises.
IndicateursKPI, évolution, simulateur de marge et score de performance.
TâchesAssignées et priorisées, liées à une session ou à une fiche.
Suivi et recyclagesLes habilitations des salariés clients, validées par la session, avec import de l'historique.
Veille réglementaireVotre veille réglementaire, pédagogique et sectorielle, documentée.
AméliorationsLe plan d'amélioration continue, nourri par les questionnaires, réclamations et audits.
Recueil des besoinsEntretien guidé, rendez-vous en visio, par téléphone ou sur place, compte rendu en PDF envoyé au client (Qualiopi, indicateur 4).
Évaluation des formateursEntretiens à partir de modèles, plan d'action, compte rendu signé par le formateur puis par l'organisme (Qualiopi, indicateur 21).
Bilan formateurUn bilan par session rempli par le formateur, sur une grille modifiable, à activer (Qualiopi, indicateur 32).

Extranets et échanges

Un espace pour chacun, et une messagerie qui relie tout le monde.

Extranet formateurSessions, planning et disponibilités, documents, facturation, évaluations, cours e-learning en co-auteur.
Extranet apprenantFormations, présence, acquis, documents, questionnaires, e-learning.
Extranet clientSessions, agences, demandes de formation, suivi des salariés, documents en ZIP, devis et factures selon ses droits.
Catalogue publicVos formations en ligne, prix ou « sur demande », avec pré-inscription sur une session ou un parcours, ou demande de devis.
MessagerieDes conversations avec formateurs, apprenants et clients, archivables.
TicketsDemandes de support assignées, notes internes, pièces jointes.
E-mails envoyésLe journal des e-mails sortants, pièces jointes libres, accusés de réception et non-délivrés.

Intelligence artificielle

L'IA fait la saisie, vous gardez la main.

Assistant « Demander à Nans »Il répond sur les données de l'organisme, lit les pièces jointes et prépare des actions que vous validez d'un clic.
Génération de programmeUne fiche formation rédigée à partir de quelques indications.
Import PDF intelligentVotre programme PDF lu et versé dans la fiche formation.
Cours e-learningUn cours complet proposé, ou tiré d'un PDF, leçon par leçon.
Assistant de rédactionCorriger, reformuler, raccourcir vos e-mails et vos textes.
Génération d'imagesUn visuel pour une fiche formation ou votre catalogue.
QuestionnairesUn questionnaire PDF ou Word importé, ou des réponses papier lues puis relues par vous.
Génération de documentsDevis et conventions rédigés à partir de la session.
Interrupteur IAL'administrateur coupe les fonctions IA pour tout l'organisme.

Documents générés

Chaque pièce produite depuis la session, datée et rangée.

Avant la formationDevis, convention, programme, convocation, règlement intérieur et CGV joints à l'envoi.
Pendant et aprèsAttestations de fin de formation, de présence, de réussite et d'assiduité FOAD.
CertificatsCertificat de réalisation, attestation avec résultat.
Avec vos formateursLettre de mission, contrat de sous-traitance, chartes du formateur.
FacturationFactures et avoirs en PDF, devis et programme aussi en Word.
Vos propres modèlesConvention, convocation, lettre de mission et contrat de sous-traitance réécrits à votre façon, zones laissées libres pour un tampon.
Vos propres documentsAutorisation de conduite, attestation sur l'honneur ou document vierge, avec ses signataires, rattaché à vos formations.
Documents en sérieToute une série en un seul PDF, ou pièce par pièce.

La plateforme

Ce qui rend le reste agréable au quotidien.

Tableau de bordChiffre d'affaires du mois, sessions actives, pipeline, derniers devis et factures.
Recherche ⌘KUne palette de recherche globale, filtrée par module.
Filtres et vuesDes filtres par critère et par période sur chaque liste, enregistrés en vues.
ImportsApprenants, clients, contacts, formateurs et financeurs depuis CSV, Excel ou JSON, colonnes rapprochées par l'IA.
Équipe et rôlesAdministrateur, gestionnaire, utilisateur ; invitations depuis les paramètres.
Voir en tant queL'administrateur voit l'extranet d'un apprenant, d'un formateur ou d'un client comme lui, chaque passage tracé.
Sécurité du compteDouble authentification, appareils connectés, export de vos données personnelles.
Plusieurs organismesUn sélecteur pour qui travaille pour plusieurs organismes.
Agendas iCalLe planning des formateurs, des apprenants et de l'organisme dans leur agenda, par un lien révocable.
Application installableInstallée sur l'écran d'accueil, avec des notifications sur le téléphone.
BrevoVos contacts versés dans une liste Brevo, pour vos lettres d'information.
Trois thèmesClair, sombre ou noir et rose, au choix de chaque utilisateur.
Sur téléphoneUne navigation adaptée, dans le back-office comme dans les extranets.
Nouveautés et tutorielsLe journal des évolutions du logiciel, et des tutoriels vidéo dans chaque espace.

En images

Le logiciel, tel que vous l'utiliserez.

Le planning dans Google Agenda.

Formateurs, apprenants et équipe relient leur agenda. Les plages occupées du formateur deviennent des indisponibilités.

Mis à jour en une minute environ
Disponibilités des formateurs

L'émargement, sur téléphone.

Un QR code par créneau ou par apprenant, même sans réseau. Absences et retards tracés.

L'émargement ouvert par le formateur sur son téléphone

Des jeux en direct pour animer la salle.

Les stagiaires jouent sur leur téléphone par QR code, sans compte. Les résultats remontent dans la session.

Grand Prix
Association
Post-it
Présentation croisée

Des sessions qui se montent seules.

Le cycle de vie dit ce qui manque, le planning détecte les conflits.

Du devis à l'encaissement.

Devis signé en ligne, factures, avoirs, relances, export FEC, facturation électronique.

La facturation électronique

Signature qui fait preuve

Code par e-mail, certificat sur chaque PDF, dossier de preuve.

Une fiche par acteur

Entreprises, contacts, apprenants, financeurs, tout relié.

Les preuves Qualiopi, au fil de l'eau.

Documents datés et rangés ; chaque automatisation dit l'exigence couverte.

Qualiopi avec SolutionOF

Formateurs

Leur espace, leurs disponibilités, la co-animation.

Salles

Capacité, équipements, conflits signalés.

L'IA fait la saisie. Vous gardez la main.

Un assistant qui répond sur vos données et prépare les actions, programmes PDF lus, devis et conventions rédigés. 100 à 250 crédits par mois, et un interrupteur pour tout couper.