Transmise par 
critères
De l'information du public au recueil des appréciations et des réclamations.
Référentiel national qualité
Qualiopi et BPF, sans reconstituer l'année.
Documents de session générés et datés, questionnaires à chaud et à froid, veille et plan d'amélioration documentés : vos éléments se constituent au fil des sessions, et vos données d'activité restent reliées pour préparer le bilan pédagogique et financier.
Référentiel national qualité
7 critères, 32 indicateurs selon votre activité.
L'applicabilité de chaque indicateur dépend de vos catégories d'actions et se vérifie dans le guide de lecture officiel en vigueur. Aucun logiciel ne certifie un organisme : SolutionOF produit, date et range les éléments que vos pratiques laissent derrière elles.
indicateurs
Un tronc commun, et des indicateurs propres à certaines activités, comme l'apprentissage ou les certifications professionnelles.
indicateur au 1er novembre 2026
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 modifie plusieurs indicateurs et en ajoute un, réservé à l'apprentissage, pour les audits à partir du 1er novembre 2026.
À lire sur le blog
Chaque indicateur, ce qu'il demande et ce qui le montre, avec les sources officielles.
Documents de session
Les documents de session, générés, datés, rangés.
Convocations, conventions, émargements, attestations et évaluations peuvent être produits à partir de la session puis classés dans son dossier. Vous retrouvez les traces disponibles sans reconstruire toute la chronologie après coup.
- Convention, programme et convocation avant la formation
- Feuilles d'émargement, attestations et certificat de réalisation après
- Chaque document horodaté et rangé dans le dossier de sa session
Questionnaires
À chaud, à froid, positionnement, acquis.
Les questionnaires partent aux apprenants et aux commanditaires au bon moment, et les résultats se lisent par session et par formation. La note de satisfaction de chaque formation est expliquée réponse par réponse.
- Évaluation à chaud, à froid, positionnement, acquis
- Destinés aux apprenants, aux formateurs ou aux commanditaires
- Résultats par session et par formation
Automatisations
Vos envois planifiés partent au bon moment.
Convocation avec le programme avant la session, attestations à la fin, questionnaires à chaud puis à froid, relances : configurez les envois prévus dans votre processus. Chacun reste tracé et désactivable, et chaque règle indique l'exigence réglementaire qu'elle couvre.
- Convocation et programme envoyés avant la session
- Attestations à la fin, questionnaires à chaud puis à froid
- L'exigence couverte, écrite sur chaque règle
Critères 6 et 7
Votre veille et vos actions d'amélioration, documentées.
Deux registres, ouverts dans l'application : la veille, que le critère 6 demande d'entretenir et d'exploiter, et le plan d'amélioration continue, que le critère 7 attend des appréciations et des réclamations.
Veille réglementaire
- Légale, pédagogique, métier, handicap ou technologique
- La source, l'impact identifié, l'action prise
Plan d'amélioration
- L'origine de chaque action : questionnaire, réclamation, audit, veille
- Sa priorité, son échéance et son statut
Le jour de l'audit
Le jour de l'audit, tout est déjà là.
Les éléments disponibles sont datés et reliés à leur session, pour être retrouvés et expliqués plus facilement pendant l'audit.
- Convocations
- Feuilles d'émargement
- Attestations
- Conventions
- Programmes
- Questionnaires à chaud
- Questionnaires à froid
- Évaluations des acquis
- Registre de veille
- Plan d'amélioration
Bilan pédagogique et financier
Des données reliées toute l'année, pour préparer le BPF.
Sessions, apprenants, durées, financeurs et factures restent reliés dans le même outil, et vos indicateurs d'activité se calculent depuis vos sessions et vos factures. Le formulaire, lui, se prépare et se dépose sur Mon activité formation, sous votre responsabilité.
- Apprenants formés et formations effectuées, depuis vos sessions
- Chiffre d'affaires facturé et encaissé, depuis vos factures
- Export comptable au format FEC ou CSV pour votre expert-comptable
Le référentiel
Les sept critères, et ce que l'outil prépare pour chacun.
Le Référentiel national qualité s'organise en sept critères, déclinés en trente-deux indicateurs dont l'applicabilité dépend de vos catégories d'actions. Voici, critère par critère, ce que le logiciel produit, et ce qu'il ne produit pas.
- Critère 1
Information du public
Les informations publiées sont-elles accessibles, précises et à jour ?
Ce que prépare le logicielFiches formation (objectifs, contenu, prérequis, durée) publiées sur votre catalogue public, à votre sous-domaine.
- Critère 2
Objectifs et conception
Le besoin est-il analysé et les objectifs sont-ils adaptés au bénéficiaire ?
Ce que prépare le logicielQuestionnaires de positionnement envoyés avant la session, et objectifs portés par la fiche formation.
- Critère 3
Accueil et suivi
Le parcours est-il adapté, suivi et évalué ?
Ce que prépare le logicielConvocations, émargements horodatés, attestations et évaluations des acquis, produits depuis la session et classés dans son dossier.
- Critère 4
Moyens mobilisés
Les moyens humains, pédagogiques et techniques conviennent-ils ?
Ce que prépare le logicielCréneaux, formateur et salle portés par chaque session ; documents et modèles rattachés à la formation.
- Critère 5
Compétences des équipes
Les intervenants sont-ils qualifiés et leurs compétences entretenues ?
Ce que prépare le logicielFiche formateur où les compétences se documentent ; dans son extranet, « Mon parcours » garde ses formations suivies, conférences et certifications. Le plan de développement reste votre travail.
- Critère 6
Environnement professionnel
L'organisme entretient-il ses veilles et ses partenariats ?
Ce que prépare le logicielUn registre de veille (légale, pédagogique, métier, handicap, technologique) où chaque entrée garde sa source, l'impact identifié et l'action prise. La veille elle-même, le réseau handicap et les partenariats restent votre travail.
- Critère 7
Appréciations et amélioration
Les retours et réclamations produisent-ils des actions concrètes ?
Ce que prépare le logicielQuestionnaires à chaud et à froid, note de satisfaction expliquée réponse par réponse ; plan d'amélioration où chaque action garde son origine : questionnaire, réclamation, audit ou veille.
Les exemples ci-dessus ne constituent ni une liste obligatoire ni une liste exhaustive : ce qu'un auditeur observe dépend de l'indicateur, du public, du type d'action et de l'échantillon retenu. Le guide de lecture officiel en vigueur fait foi.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur Qualiopi et le BPF.
Aucune de ces réponses ne promet une conformité : c'est la seule chose qu'un éditeur de logiciel ne peut pas vous vendre.
Une autre question ?Réservez une démonstration en visioconférence : on vous montre le logiciel sur vos propres cas, et on répond en direct.Réserver une démo
Le logiciel rend-il mon organisme conforme à Qualiopi ?
Non, et aucun logiciel ne le peut. La certification porte sur vos pratiques, appréciées par un auditeur sur un échantillon de dossiers. SolutionOF aide à produire, dater et retrouver les documents de vos sessions, à recueillir les appréciations par questionnaire et à documenter votre veille et vos actions d'amélioration. Le reste (la façon dont vous formez, analysez les besoins et corrigez) vous appartient.
Les 32 indicateurs s'appliquent-ils tous à mon organisme ?
Non. Le guide de lecture distingue un tronc commun et des indicateurs propres à certaines situations, par exemple l'apprentissage ou les formations menant à une certification professionnelle. L'applicabilité dépend des catégories d'actions que vous proposez réellement, et se vérifie dans le guide officiel en vigueur. Notre article sur les 32 indicateurs précise, pour chacun, à qui il s'applique.
Que se passe-t-il si un élément manque le jour de l'audit ?
Le logiciel ne peut montrer que ce qui existe : il ne fabrique pas rétroactivement un émargement qui n'a pas été signé. Son intérêt est en amont : les documents se produisent au moment de la session, datés et rattachés à leur dossier, plutôt que d'être reconstitués dans les semaines qui précèdent l'audit.
Le bilan pédagogique et financier est-il déclaré automatiquement ?
Non. Le logiciel ne remplit pas le formulaire à votre place : il garde reliés, toute l'année, les sessions, les apprenants, les durées, les financeurs et les factures dont le bilan a besoin. La qualification comptable, le contrôle des ventilations et le dépôt sur Mon activité formation restent de votre responsabilité, avec la notice du Cerfa en vigueur et, si besoin, votre expert-comptable.
Quand faut-il déposer le BPF ?
Le bilan décrit votre dernier exercice comptable clos et se dépose en ligne sur Mon activité formation. Les dates de campagne changent d'une année à l'autre : elles se vérifient chaque année sur les sites officiels plutôt que de se recopier d'une procédure à l'autre. À défaut de transmission, la déclaration d'activité devient caduque.
Les documents produits sont-ils acceptés par les auditeurs ?
Un auditeur n'examine pas le logiciel qui a produit un document, mais ce que ce document montre de vos pratiques. Les modèles suivent les mentions attendues d'une convention, d'une convocation ou d'une attestation, et restent modifiables : ce sont vos documents, à votre nom.
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